টিকেট রিফান্ড, ভয়েড ও রিইস্যু করার নিয়ম: এজেন্ট গাইড

এয়ার টিকেট ভয়েড (void, মানে টিকেটটা এমনভাবে বাতিল করা যেন বিক্রিই হয়নি) করতে হয় ইস্যুর দিনেই, সাধারণত ইস্যু করা সিস্টেমের সময় অনুযায়ী মধ্যরাতের আগে; এতে এয়ারলাইনের কোনো পেনাল্টি লাগার কথা নয়। এরপর টাকা ফেরত আসে শুধু রিফান্ডের (refund, অব্যবহৃত টিকেটের টাকা ফেরত) মাধ্যমে, ফেয়ার রুলের পেনাল্টি কেটে। তারিখ বা রুট বদলানো মানে রিইস্যু (reissue): ভাড়ার পার্থক্য, চেঞ্জ ফি আর ট্যাক্সের পার্থক্য নিতে হয়।

মূল কথা

• ভয়েড চলে শুধু ইস্যুর দিনে। IATA (এয়ারলাইনগুলোর আন্তর্জাতিক সংগঠন)-র BSP (বিলিং অ্যান্ড সেটেলমেন্ট প্ল্যান) ম্যানুয়াল রাত ১২টা পর্যন্ত সময় দেয়, তবে কিছু এয়ারলাইন ও সিস্টেমে কাট-অফ আগে।
• ভয়েড বা রিফান্ডের সময় ফ্লাইট সেগমেন্টও বাতিল করুন। বাতিল টিকেটের সাথে সেগমেন্ট চালু থাকলে নো-শো চার্জ আসতে পারে।
• রিফান্ড = যা দেওয়া হয়েছে − উড়ে যাওয়া অংশের ভাড়া − পেনাল্টি + ফেরতযোগ্য ট্যাক্স। রিফান্ড হওয়া অংশের কমিশন এয়ারলাইনকে ফেরত দিতে হয়।
• নো-শো হলে সাধারণত টিকেটের বাকি অংশ বাতিল হয়ে যায়। সাধারণ পেনাল্টির ওপর নো-শো ফিও লাগতে পারে।
• রিইস্যু = ভাড়ার পার্থক্য + চেঞ্জ ফি + ট্যাক্সের পার্থক্য। আগে মূল টিকেটের চেঞ্জ রুল পড়ুন।
• রিফান্ড, রিইস্যু আর জটিল ফেয়ারের ভুল এয়ারলাইনের ADM (Agency Debit Memo, এজেন্সির ওপর এয়ারলাইনের চার্জ)-এর সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলোর মধ্যে পড়ে।

ভয়েড, রিফান্ড আর রিইস্যুর পার্থক্য কী?

ভয়েড ইস্যুর দিনেই টিকেট বাতিল করে। রিফান্ড পরে অব্যবহৃত টাকা ফেরত দেয়, পেনাল্টি কেটে। রিইস্যু পুরোনো টিকেটের বদলে নতুন তারিখ বা রুটের টিকেট দেয়। নিচের টেবিলে তিনটার তুলনা দেওয়া হলো।

BSP (Billing and Settlement Plan) হলো এয়ারলাইনের সাথে এজেন্সির বিক্রির হিসাব মেটানোর IATA-র ব্যবস্থা। GDS (Global Distribution System) মানে Sabre, Travelport (Galileo) বা Amadeus-এর মতো রিজার্ভেশন সিস্টেম।

টিকেট ভয়েড করার সময়সীমা কতক্ষণ?

সাধারণত টিকেট যেদিন ইস্যু হয়েছে, সেদিনের শেষ পর্যন্ত। IATA BSP Manual for Agents (এডিশন ৮, কার্যকর ১ সেপ্টেম্বর ২০২৫) বলছে, এজেন্ট তার GDS-এ টিকেট ভয়েড করতে পারে ইস্যুর দিনেই, অর্থাৎ রাত ২৪:০০ (১২টা) পর্যন্ত।

তবে পুরো দিন হাতে আছে ধরে নেওয়ার আগে তিনটা জিনিস দেখে নিন:

• এয়ারলাইনের নিজের নিয়ম। কিছু এয়ারলাইন তাদের এজেন্সি পলিসিতে নিজস্ব ভয়েড নিয়ম রাখে। যেসব এয়ারলাইন বেশি বিক্রি করেন, সেগুলোর পলিসি দেখে রাখুন।
• সিস্টেম। NDC (New Distribution Capability, এয়ারলাইনের নিজস্ব অফার ও অর্ডার চ্যানেল) বা সরাসরি এয়ারলাইনের সিস্টেমে ইস্যু হওয়া টিকেটে সেই এয়ারলাইনের ভয়েড নিয়ম খাটে, GDS-এর নয়।
• কুপনের অবস্থা। যাত্রী চেক-ইন করে ফেললে বা উড়ে গেলে কুপন আর "ওপেন" থাকে না, তখন টিকেট ভয়েড হয় না।

ধাপে ধাপে টিকেট ভয়েড করার নিয়ম

1. নিশ্চিত হোন টিকেটটা আজই ইস্যু হয়েছে, আর আপনার সিস্টেমের কাট-অফ এখনো পার হয়নি।
2. দেখুন প্রতিটা কুপন এখনো ওপেন আছে কি না (চেক-ইন, ফ্লোন বা এক্সচেঞ্জ হয়নি)।
3. টিকেটের সাথে সিট, ব্যাগেজ বা মিলের জন্য ইস্যু হওয়া EMD (Electronic Miscellaneous Document)-ও ভয়েড করুন। এগুলো আলাদা ডকুমেন্ট।
4. ফ্লাইট সেগমেন্ট বা পুরো PNR (Passenger Name Record, বুকিংয়ের রেকর্ড) বাতিল করুন। Lufthansa Group-এর এজেন্টদের জন্য বুকিং ও টিকেটিং পলিসি (জুন ২০২৬) বলছে, রিফান্ড বা ভয়েডের সময় নো-শো ADM এড়াতে সব চালু সেগমেন্ট বাতিল করতে হবে।
5. টিকেটের স্ট্যাটাস VOID দেখাচ্ছে কি না দেখুন, আর রেকর্ড রেখে দিন। BSP ম্যানুয়াল ই-টিকেটের রেকর্ড অন্তত দুই বছর রাখতে বলে।

এয়ার টিকেট রিফান্ড কীভাবে হয়?

রিফান্ডে এয়ারলাইনের চার্জ কেটে টিকেটের অব্যবহৃত টাকা ফেরত আসে। কত আসবে তা ফেয়ার রুল ঠিক করে, আর যে এজেন্ট টিকেট ইস্যু করেছে, শুধু সে-ই রিফান্ড করতে পারে। তাই নন-IATA এজেন্সি রিফান্ড চায় যার মাধ্যমে টিকেট করেছে, সেই কনসোলিডেটর বা পোর্টালের কাছে; দুই ধরনের এজেন্সির পার্থক্য আছে আমাদের আয়াটা বনাম নন-আয়াটা গাইডে।

রিফান্ড দুই রকম:

• ভলান্টারি রিফান্ড: যাত্রী নিজে যাবেন না ঠিক করেছেন। ফেয়ার রুলের ক্যানসেলেশন পেনাল্টি কাটে, আর কিছু ভাড়া নন-রিফান্ডেবল।
• ইনভলান্টারি রিফান্ড: এয়ারলাইন ফ্লাইট বাতিল বা পরিবর্তন করেছে। এটাকে ইনভলান্টারি ধরা হবে কি না, আর কোন শর্তে, তা এয়ারলাইন ঠিক করে। তাই এয়ারলাইনের নির্দেশনা বা ওয়েভার মেনে চলুন।

IATA এজেন্টদের জন্য BSP ম্যানুয়ালের নিয়ম:

• এজেন্ট শুধু নিজের ইস্যু করা টিকেট রিফান্ড করতে পারে, তা-ও এয়ারলাইনের অনুমতি সাপেক্ষে।
• রিফান্ড যেতে হবে মূল টিকেটের একই পেমেন্ট পদ্ধতিতে।
• মূল বিক্রিতে নেওয়া কমিশন রিফান্ডের সময় এয়ারলাইনকে ফেরত দিতে হয়, যদি না এয়ারলাইন অন্য কিছু বলে।
• হিসাব নিয়ে সন্দেহ থাকলে, এয়ারলাইন চালু রাখলে BSPlink-এর Refund Application ব্যবহার করুন। তাতে এয়ারলাইন অঙ্কটা দেখে ঠিক করে দিতে পারে।

মূল হিসাবটা এরকম:

রিফান্ড = যা দেওয়া হয়েছে − উড়ে যাওয়া অংশের ভাড়া − ক্যানসেলেশন পেনাল্টি + অব্যবহৃত অংশের ফেরতযোগ্য ট্যাক্স

ট্যাক্সে সাবধান থাকুন। কোন ট্যাক্স ফেরতযোগ্য, তা জানতে BSP ম্যানুয়াল এয়ারলাইনের সাথে যোগাযোগ করতে বলে। সব ট্যাক্স ফেরত আসবে, বা একটাও আসবে না, কোনোটাই ধরে নেবেন না।

যাত্রী নো-শো হলে কী হয়?

নো-শো মানে যাত্রী বুকিং বাতিল না করে ফ্লাইটে আসেননি। সাধারণত এর ফলে টিকেটের বাকি অংশ বাতিল হয়ে যায়, আর ফেয়ার রুলের নো-শো চার্জ লাগে।

কারণটা কুপনের ক্রম। IATA-র Coupon Sequence and Use পেপার ব্যাখ্যা করে, সেগমেন্টগুলো ক্রম অনুযায়ী ব্যবহার না হলে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে পুরো টিকেটটাই তার বৈধতা হারায়।

আপনার জন্য এর মানে:

• যাত্রী যাওয়ার ফ্লাইট মিস করলে সাধারণত রিটার্নও বাতিল হয়ে যায়।
• অনেক ফেয়ার রুলে নো-শো ফি আছে, বা ডিপারচারের পরে রিফান্ড কম দেয়। ফেয়ার রুলে এটা লেখা থাকে।
• কাস্টমার যাবেন না জানালে ডিপারচারের আগেই সেগমেন্ট বাতিল করুন, তারপর রিফান্ড বা চেঞ্জের রুল প্রয়োগ করুন। এটা সাধারণত নো-শোর চেয়ে সস্তা, আর সিটটাও খালি হয়।
• Lufthansa Group-এর পলিসিতে ভয়েড বা রিফান্ডের পরে এজেন্ট বাতিল করতে ভুলে যাওয়া বুকিংকেও নো-শো ধরা হয়।

আংশিক ব্যবহৃত টিকেটের রিফান্ড কীভাবে হয়?

যাত্রী যতটুকু উড়েছেন, এয়ারলাইন যাত্রাটা এমনভাবে আবার হিসাব করে যেন শুধু ততটুকুই কেনা হয়েছিল। সেই অংশের ভাড়া রাখে, পেনাল্টি কাটে, বাকিটা অব্যবহৃত ট্যাক্সসহ ফেরত দেয়।

উড়ে যাওয়া অংশের ভাড়া প্রায়ই ওয়ান-ওয়ে ভাড়া ধরে হিসাব হয়, যা রিটার্ন ভাড়ার অর্ধেকের বেশি হতে পারে। তাই আংশিক ব্যবহৃত টিকেটে রিফান্ড প্রায়ই এজেন্টদের ধারণার চেয়ে কম আসে। অনেক সস্তা ভাড়ায় যাত্রা শুরু হয়ে গেলে কোনো রিফান্ডই থাকে না। এই হিসাবে ভুল সহজে হয় বলে, হিসাব নিয়ে সন্দেহ থাকলে BSP ম্যানুয়াল BSPlink-এর Refund Application ব্যবহার করতে বলে।

রিইস্যু (তারিখ বা রুট পরিবর্তন)-এর দাম কীভাবে হিসাব হয়?

রিইস্যুতে পুরোনো টিকেটের বদলে নতুন টিকেট হয়। তিনটা জিনিস নিতে হয়:

1. ভাড়ার পার্থক্য: নতুন ভাড়া বেশি হলে, নতুন ভাড়া বিয়োগ পুরোনো ভাড়া।
2. চেঞ্জ ফি: মূল টিকেটের চেঞ্জ রুল অনুযায়ী।
3. ট্যাক্সের পার্থক্য: নতুন ট্যাক্স বিয়োগ আগে দেওয়া ট্যাক্স।

নতুন ভাড়া কম হলে বাকি টাকা (রেসিডুয়াল) ফেরত, জমা না বাতিল, তা রুল ঠিক করে। কিছু এয়ারলাইন সাধারণ রিভ্যালিডেশন দেয়, মানে একই বুকিং ক্লাসে শুধু তারিখ বা ফ্লাইট বদল, নতুন টিকেট ছাড়া। এয়ারলাইনের রুল দেখে নিন।

ATPCO (ভাড়া ফাইলিংয়ের ইন্ডাস্ট্রি কোম্পানি)-এর ফাইলিংয়ে চেঞ্জ আর রিফান্ডের নিয়ম থাকে ক্যাটাগরি ১৬ (পেনাল্টি), ক্যাটাগরি ৩১ (ভলান্টারি চেঞ্জ) আর ক্যাটাগরি ৩৩ (ভলান্টারি রিফান্ড)-এ। ATPCO বলছে, এয়ারলাইন আর এজেন্সির মধ্যে বিলিং বিরোধের সবচেয়ে সাধারণ কারণ হলো এই নিয়মগুলো ঠিকভাবে আর একইভাবে প্রয়োগ না হওয়া। BSP ম্যানুয়ালও বলছে, ADM-এর সবচেয়ে বেশি ভুল হয় জটিল ভাড়া, টিকেট এক্সচেঞ্জ আর রিফান্ডে। বিস্তারিত পড়ুন আমাদের ADM ও তা এড়ানোর গাইডে (ইংরেজি)।

উদাহরণসহ হিসাব

অঙ্কগুলো শুধু বোঝানোর জন্য, টাকায়। আসল পেনাল্টি, ভাড়া আর ট্যাক্স আসবে প্রতিটা ফেয়ার রুল আর এয়ারলাইন থেকে।

Ticket Lagbe-এ ভয়েড, রিফান্ড ও রিইস্যু রিকোয়েস্ট কীভাবে হয়?

Ticket Lagbe-এ রিফান্ড, রিইস্যু আর ভয়েড রিকোয়েস্ট পোর্টাল থেকেই পাঠানো যায়, প্রতিটার জন্য আলাদা করে ফোন বা ইমেইল করতে হয় না।

• বুকিংয়ের আগে: প্রতিটা ফেয়ারের ফেয়ার রুলস ও ব্যাগেজ উইন্ডোতে রিফান্ড আর চেঞ্জের নিয়ম দেখা যায়। এয়ারলাইন দিলে নো-শো চার্জও দেখানো হয়। View Fares-এ বুকিং ক্লাস আর ফেয়ার ফ্যামিলি পাশাপাশি তুলনা করা যায়।
• রিফান্ড ও রিইস্যু: GDS টিকেটে, যেখানে পাওয়া যায়, পোর্টাল স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফান্ড বা রিইস্যুর চার্জ কোট করে, তাই কনফার্মের আগেই চার্জ দেখতে পান।
• ভয়েড: এয়ারলাইন অনুমতি দিলে একই দিনে ভয়েড করা যায়।
• এয়ারলাইনের পরিবর্তন: এয়ারলাইন বুকিং বদলালে ফ্লাইট চেঞ্জ নোটিশ আসে, যাতে কাস্টমার এয়ারপোর্টে যাওয়ার আগেই ব্যবস্থা নিতে পারেন।

Ticket Lagbe-এ GDS, NDC আর সরাসরি এয়ারলাইনের কনটেন্ট একসাথে পাওয়া যায়। চ্যানেলভেদে নিয়ম কেন আলাদা, তা জানতে পড়ুন NDC বনাম GDS (ইংরেজি)। পুরো ব্যবসা সরানোর আগে পোর্টালের আফটার-সেলস কীভাবে পরীক্ষা করবেন, তা আছে আমাদের B2B পোর্টাল বাছাইয়ের চেকলিস্টে। নির্দিষ্ট কোনো টিকেট নিয়ে প্রশ্ন থাকলে আমাদের সাপোর্ট টিমের সাথে যোগাযোগ করুন, ২৪ ঘণ্টা, সপ্তাহে ৭ দিন।

Ticket Lagbe-এ আপনার এজেন্সি রেজিস্টার করুন